Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. rugpjūčio 30 d. įsakymu Nr. VE-41 „Dėl Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymo Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“ pakeitimo“ patvirtintos nauja redakcija išdėstytos Dokumentų rengimo taisyklės (toliau – Taisyklės).

Taisyklės parengtos atsižvelgiant į Lietuvos Respublikos Vyriausybės pavedimą – pakeisti tradicinių rašytinių ar jiems prilygintų dokumentų valdymą reglamentuojančius teisės aktus taip, kad būtų supaprastinti jų administravimo procesai.

 Svarbiausi Taisyklių pakeitimai:

• supaprastinti rašytinių dokumentų rengimo reikalavimai;
• išplėsta Taisyklių reglamentavimo sritis, įtraukiant daugiau elektroninių dokumentų rūšių.
• Taisyklėse nustatyti dokumentų rengimo reikalavimai, taikomi ne tik rašytiniams elektroniniams dokumentams, bet ir vaizdo, garso dokumentams bei įrašams (dokumentų valdymo sistemų įrašams).
• Naujos redakcijos Taisyklės tapo trigubai trumpesnės. Jose daugeliu atvejų atsisakyta detalių dokumento įforminimo nurodymų. Iš 13 priedų, kuriuose buvo pateikti detalūs dokumentų įforminimo pavyzdžiai, beliko tik 2 priedai:

1 priedas. Įstaigos rengiamų dokumentų, išskyrus siunčiamuosius dokumentus, struktūros elementų išdėstymo schema;

2 priedas. Įstaigos siunčiamų dokumentų struktūros elementų išdėstymo schema.

 Kas reglamentuota kitaip?

Siūloma Taisyklių, galiojusių iki 2019 m. gruodžio 31 d., neišmesti, nes daugelį dokumentų įforminsime taip kaip iki šiol. Kitaip tariant, Taisyklėse atsiranda daugiau lankstumo: galime daryti taip pat, kaip ir anksčiau, o jei nereglamentuota – galime ir kitaip.

1. Dokumento sudarymo vieta yra neprivaloma (pagal Taisyklių 27 punktą).
2. Panaikinti šie metaduomenys: „Viza“ ir „Paieškos nuoroda“. 
3. Rašto antraštė dėstoma centruotai, kaip ir visų kitų dokumentų (anksčiau buvo – nuo kairės paraštės).
4. Parašo rekvizitą galima išdėstyti pasirinktinai keliais būdais:

1 variantas (taip, kaip iki šiol):

Administracijos direktorius (-ė)                                 parašas                                Vardas Pavardė

 

2 variantas:

       Administracijos direktorius (-ė)  Vardas Pavardė  parašas                                  

3 variantas:                 

Administracijos direktorius (-ė)   __parašas____

        Vardas Pavardė

ATKREIPKITE DĖMESĮ, kad nebėra tokių parašo rekvizitų „Mero pavaduotojas, pavaduojantis merą“, ar „Skyriaus specialistas, atliekantis skyriaus vedėjo funkcijas“. Tiesiog pareigos, Vardas ir Pavardė, parašas.

5. Taisyklių 2 priede parodyta, kad Įstaigos siunčiamų dokumentų struktūros elementus galima dėstyti 2 būdais:

 1 būdas – modernesnis, panašus į kitų dokumentų struktūrą (dokumento data ir registracijos numeris dėstomi centruotai po dokumento pavadinimu);

 2 būdas – toks pats elementų išdėstymo būdas, kaip ir anksčiau.

Dokumentų pavyzdžiai čia.